Politique de confidentialité de Partoo

Partoo (ci-après « Partoo », « nous ») s’engage en faveur de la protection des données à caractère personnel (ci-après les « DCP ») et de votre vie privée, utilisateurs de notre site web, de notre solution logicielle et de nos prestations de services (ci-après les « Services »).

A ce titre, et en application de la législation en vigueur en matière de traitement et protection des DCP et, en particulier, le Règlement européen Général sur la Protection des Données personnelles du 27 avril 2016 (ci-après le « RGPD »), Partoo s’engage à respecter la confidentialité, l’intégrité et la sécurité de vos DCP.

En tant que responsable de traitement de vos DCP, cette présente politique de confidentialité (ci-après la « Politique de Confidentialité ») les conditions dans lesquelles vos DCP sont amenées à être traitées par nos soins, lorsque :

• Vous naviguez sur notre site Internet (ci-après « Site ») : nous avons mis en place certains outils de mesure d’audience dans le but de mieux connaître et mieux interagir avec les visiteurs de notre site (ci-après « Visiteur(s) »). Ces outils sont également susceptibles de collecter un certain nombre de DCP vous concernant.
• Vous entrez en relation avec nous par intérêt pour nos services : en faisant notamment une demande de démo, en tant que prospect (ci-après « Prospect »).
• Vous avez conclu un contrat de prestations de services avec nous, en tant que client (ci-après « Client »). Vous serez alors amenés à partager des DCP afin d’assurer la bonne exécution dudit contrat.
• Vous entrez dans un processus de recrutement avec les équipes ressources humaines de Partoo, en tant que candidat à une offre d’emploi (ci-après « Candidat »).

Article 1 – QUELLES DCP COLLECTONS-NOUS ET À QUELLES FINS ?

En utilisant les Services de Partoo, vous consentez à ce que nous collections et traitions les DCP décrites dans les tableaux ci-dessous, en fonction de votre cas.

1. Lorsque vous êtes Visiteur

Types de DCP	Finalités	Base légale
Données techniques : données collectées à l’occasion de votre connexion à notre site internet (adresse IP, données de navigation sur le site internet, cookies lorsque le consentement est donné). Données supplémentaires collectées dans le cadre de nos échanges sur le chatbot.	Élaborer des statistiques liées au service et/ ou à la performance du site internet.	Consentement de la personne concernée (Article 6 (1) a du RGPD) : c’est le fondement légal à chaque fois que vous avez accepté la collecte de ces informations sur le site internet.

2. Lorsque vous êtes Prospect

Types de DCP	Finalités	Base légale
Données d’identification : nom, prénom, adresse mail, téléphone, pays, intitulé du poste. Données supplémentaires communiquées dans le cadre d’une demande de démo, d’un abonnement à notre newsletter (et en particulier le champ « Comment pouvons-nous vous aider ? »). Données de conversation : données que vous nous communiquez à l’occasion de nos échanges sur le chatbot. Données techniques : données collectées à l’occasion de votre connexion à notre site internet (adresse IP, données de navigation sur le site internet, cookies lorsque le consentement est donné).	Répondre aux demandes adressées via nos formulaires de collecte ou via notre chatbot. Adresser des sollicitations commerciales (dont des invitations à des évènements et webinars), lorsque vous acceptez d’en recevoir en cochant la case prévue à cet effet.	Consentement de la personne concernée (Article 6 (1) a du RGPD) : c’est le fondement légal à chaque fois que vous avez accepté l’envoi d’informations sur l’actualité de Partoo et lorsque vous nous demandez des informations dans le cadre de nos formulaires de contact. Intérêt légitime de Partoo (Article 6 (1) a du RGPD) : c’est le fondement légal lorsque le traitement de vos données est nécessaire afin de répondre à vos demandes et de vous fournir les informations sollicitées.

3. Lorsque vous êtes Client

Types de DCP	Finalités	Base légale
Données d’identification : nom, prénom. Données liées à la vie professionnelle : adresse mail professionnelle, téléphone professionnel, intitulé exacte du poste Données de navigation sur la plateforme Partoo : données d’utilisation de la plateforme, lorsque nous avons besoin de régler un bug ou répondre à une question précise d’un client. Données supplémentaires communiquées dans le cadre de nos échanges (email, chat..).	Gérer la relation contractuelle (envoi de devis et contrats pour signature électronique, avenants…) Gérer la comptabilité et la facturation (ex exécutions des obligations fiscales et comptable de PARTOO). Gérer la relation commerciale (relations clients, recueil et analyse des besoins, assurer la continuité du support…) Créer des campagnes de marketing ciblées en fonction des clients. Améliorer en continue nos produits et services : identification de tendances, préférences et opportunités commerciales.	Intérêt légitime de Partoo (Article 6 (1) a du RGPD) : c’est le fondement légal lorsque le traitement de vos DCP est nécessaire afin de répondre à vos demandes et de vous fournir les informations ou services sollicités. Respect d’une obligation légale (Article 6 (1) c du RGPD) : c’est le fondement lorsque vos DCP sont traitées dans le cadre de la signature d’un contrat, de la gestion de la comptabilité et de la facturation. Consentement de la personne concernée (Article 6 (1) a du RGPD) : c’est le fondement légal à chaque fois que vous avez accepté l’envoi d’informations sur l’actualité de Partoo.

4. Lorsque vous êtes Candidat

Types de DCP	Finalités	Base légale
Données d’identification : nom, prénom, adresse postale, date et lieu de naissance, adresse e-mail, numéro de téléphone portable, numéro de téléphone fixe, image (photographie et enregistrement vidéo). Données liées à la vie professionnelle :  parcours professionnel, scolarité, formation professionnelle, contenus textuels (lettre de motivation, CV, emails…), contenu du test de compétences. Données liées à la vie personnelle :  situation familiale (lorsqu’elle nous est transmise). Données techniques : données collectées à l’occasion de votre connexion à notre site internet (adresse IP, données de navigation sur le site internet).	Identifier des profils pertinents pour les postes disponibles (vivier de candidats)Lancer le processus de recrutement (contact des candidats, évaluation de la capacité du candidat à occuper le poste proposé, suivi de l’expérience candidat …) Organiser des évènements (soirées, évènements relatifs à la marque employeur, meet-ups)	Intérêt légitime de Partoo (Article 6 (1) a du RGPD) : c’est le fondement légal lorsque le traitement de vos DCP est nécessaire afin de répondre à vos candidatures et de vous fournir les informations sollicitées. Consentement de la personne concernée (Article 6 (1) a du RGPD) : c’est le fondement légal à chaque fois que vous avez accepté la collecte de ces informations sur le site internet, ainsi que le traitement de vos DCP dans le cadre du processus de recrutement.

Pour toutes autres DCP collectées par tout autre moyen, une mention d’information vous sera transmise lors de la collecte de ces DCP, déclarant les règles applicables dans l’hypothèse où elles seraient différentes des règles figurant dans la présente Politique de Confidentialité.

Article 2 – POUR QUELLE DURÉE CONSERVONS-NOUS VOS DCP ?

Partoo conserve les DCP collectées le temps strictement nécessaire pour atteindre la finalité de chaque traitement, sauf exception prévue par la Loi. Ces délais de conservation sont communiqués dans les tableaux ci-dessous, selon votre cas.

1. Lorsque vous êtes Visiteur

Catégories de DCP	Durée de conservation	Fondement
Données techniques, Données de conversation	2 ans après leur première collecte pour les données techniques, et 2 ans pour les Données de conversation	Pour permettre un bon fonctionnement du site web et de la navigation sur ce dernier. Pour établir des statistiques concernant votre utilisation de notre site.

2. Lorsque vous êtes un Prospect

Catégories de DCP	Durée de conservation	Fondement
Données d’identification, Données liées à la vie professionnelle, Données techniques, Données de conversation	2 ans après leur première collecte, sous réserve d’absence de demande d’effacement de votre part.	Pour vous donner accès à une démonstration et pour vous contacter.

3. Lorsque vous êtes un Client

Catégories de DCP	Durée de conservation	Fondement
Données d’identification	Durée du contrat, puis 2 ans après sa fin.	Pour établir des statistiques et plus généralement à des fins probatoires.
Données de facturation	Durée du contrat, puis 10 ans après sa fin.	Pour le recouvrement de créances impayées et plus généralement à des fins probatoires conformément à la loi.
Documents contractuels pouvant contenir de la donnée personnelle	Durée du contrat, puis 5 ans après sa fin.	Pour s’aligner au délai de prescription, la plupart des actions étant soumises à un délai de prescription de 5 ans.
Données de navigation sur la solution Partoo	Durée du contrat, puis 60 jours après sa fin.	Pour s’aligner avec les conditions de réversibilité proposées dans nos Conditions Générales de Vente.
Données partagées avec les équipes Partoo dont le service support.	Durée du contrat, puis 1 an après sa fin.	Pour assurer un suivi continu des échanges, incidents et requêtes.

4. Lorsque vous êtes un Candidat

Types de DCP	Durée de conservation	Fondement
Données d’identification, Données liées à la vie professionnelle, Données liées à la vie personnelle	2 ans à compter du dernier contact avec Partoo, sous réserve d’absence de demande d’effacement de votre part.	Pour permettre de garder vos coordonnées et les données de votre profil afin de vous proposer d’éventuelles futures opportunités.

En application du RGPD, il est possible que vos DCP puissent être conservées pour des durées égales à celles de prescription d’action en justice. A l’issue de ces délais, vos DCP sont soit effacées soit anonymisées de façon irréversible.

Lorsque nous n’avons plus d’intérêt légitime de traiter vos DCP, nous les supprimerons dès que cela sera techniquement possible.

Article 3 – QUI A ACCÈS A VOS DCP ET AVEC QUI SONT-ELLES PARTAGEES ?

1. Personnel de Partoo

Compte tenu de la finalité de chaque traitement, Partoo met en œuvre les moyens nécessaires pour que les DCP ne soient accessibles que par ses services internes strictement habilités, ayant un intérêt légitime à en connaître, et uniquement lorsque cela est nécessaire à la bonne exécution des traitements.

Un cloisonnement des accès est mis en place afin de garantir que chaque service n’accède qu’aux seules données pertinentes au regard de ses missions.

Les DCP sont donc transférées au sein des services compétents de Partoo, selon le type de donnée et la finalité du traitement effectué.

2. Prestataires de services

Dans le cadre de l’exercice de ses activités et pour la fourniture de ses Services, Partoo est susceptible de partager vos DCP avec des prestataires de services tiers.

Les types de prestataires de services auxquels nous avons recours sont décrits dans les tableaux ci-dessous.

a. Services opérationnels

Nom du prestataire	Types de DCP	Fondement
Google Workspace	Données d’identification, Données relatives à la vie professionnelle, et toute autre DCP que vous partagez avec nous lorsque vous nous contactez par courrier électronique.	Pour gérer nos courriels et nos opérations quotidiennes.
Pack office	Données d’identification et toute autre DCP que vous partagez avec nous lorsque nous contractualisons.	Pour gérer les opérations quotidiennes.
Slack	Données d’identification, Données liées à la vie professionnelle et toute autre DCP que vous partagez avec nous lorsque nous échangeons sur Slack.	Pour nous permettre de centraliser et fluidifier la communication et la collaboration en temps réel au sein des équipes.
Jira	Données d’identification, Données liées à la vie professionnelle.	Pour nous permettre de planifier, suivre et gérer efficacement les tâches au quotidien.

b. Services de statistiques et marketing

L’ensemble des prestataires de services statistiques et marketing auxquels nous avons recours sont listés dans notre Politique de cookies disponible ici.

c. Gestion et développement de la relation client

Nom du prestataire	Types de DCP	Fondement
Docusign	Données d’identification et Données liées à la vie professionnelle.	Pour gérer la signature des contrats.
Tomorro	Données d’identification et Données liées à la vie professionnelles (Client).	Pour négocier et signer des contrats clients.
Salesforce	Données d’identification et Données liées à la vie professionnelle, et toute autre DCP que les Clients et/ou Prospects partagent avec nous.	Pour gérer le CRM.
Hubspot	Données d’identification et Données liées à la vie professionnelle, et toute autre DCP que les Clients et/ou Prospects partagent avec nous.	Pour gérer le CRM, envoyer des sollicitations commerciales et gérer la relation client.
Livestorm	Données d’identification, Données liées à la vie professionnelle	Pour nous permettre d’organiser et d’animer efficacement nos webinaires et réunions en ligne.
Intercom	Données d’identification, Données liées à la vie professionnelle	Pour nous permettre d’échanger en direct avec nos utilisateurs et de leur offrir un support personnalisé.

d. Gestion de la relation candidat

Nom du prestataire	Types de DCP	Fondement
Pandadoc, Lucca (Signaturit)	Données d’identification et Données liées à la vie professionnelle.	Pour gérer la signature des contrats.
Docusign	Données d’identification et Données liées à la vie professionnelle.	Pour gérer la signature des contrats.
Lever	Toute DCP transmise par les Candidats lors de leur candidature à une offre d’emploi de Partoo.	Pour gérer les candidatures et les processus de recrutement.
LinkedIn Recruiting Solutions	Données d’identification, Données liées à la vie professionnelle, et toute autre DCP partagée dans la candidature.	Pour rechercher des profils, gérer les candidatures et le processus de recrutement.
Job teaser, Glassdoor	Données d’identification, Données liées à la vie professionnelle, et toute autre DCP partagée dans la candidature.	Pour gérer les candidatures et le processus de recrutement.

3. Sous-traitants

Lorsque ces prestataires de services interviennent dans le cadre de la fourniture de nos Services et ainsi des DCP fournies par nos Clients en notre nom et pour notre compte, selon le RGPD, ces derniers agissent en qualité de sous-traitant de DCP (ci-après « Sous-traitants »). 

La liste complète de nos sous-traitants est disponible sur notre Site, à l’adresse suivante : https://www.partoo.co/fr/legal/gdpr-subprocessors-listing/ 

4. Cas particuliers

Nous sommes également susceptibles de partager vos DCP dans les cas particuliers suivants :

• Lorsque la Loi, une disposition réglementaire en vigueur, une ordonnance judiciaire ou une réglementation nous l’impose ou nous l’autorise, ou si cette divulgation est nécessaire dans le cadre d’une enquête, ou d’une procédure, sur le territoire national ou à l’étranger.
• En cas d’audit effectué dans le cadre d’investissements, et/ou en cas de cession d’une entité de Partoo ou de ses actifs, à tout acheteur potentiel.
• Lorsque nous transmettons des renseignements non personnels à des tiers, comme des DCP statistiques agrégées.

Article 4 – OÙ SONT STOCKÉES VOS DCP ?

Selon le type de DCP collectées et la catégorie de personne concernée, les DCP peuvent être hébergées sur des infrastructures différentes, conformément à la répartition des prestataires détaillée ci-dessus.

Les DCP que nous traitons dans le cadre de la fourniture de nos produits sont stockées par notre fournisseur d’hébergement Amazon Web Services sur des serveurs situés au sein de l’Union Européenne. Afin d’exécuter nos services, nous sommes susceptibles de transférer certaines de vos DCP à des prestataires de services tiers situés en dehors de l’Union Européenne. Dans un tel cas, tous les prestataires choisis assurent un hébergement répondant aux exigences du RGPD, notamment en matière de sécurité, de confidentialité et de traçabilité.

Article 5 – QUELS TRANSFERTS INTERNATIONAUX DE DCP EFFECTUONS-NOUS ?

Partoo pourrait être amenée à transférer des DCP en dehors de l’Union Européenne. Dans le cas où nous serions amenés à effectuer de tels transferts, ces derniers n’interviendront que dans un cas de transfert indirect à travers nos sous-traitants.

Partoo étant soumise au RGPD, si nous envisageons d’engager tout sous-traitant pour des activités qui impliquent un transfert de DCP du Client vers tout pays en dehors de l’Union européenne, alors nous nous engageons à nous assurer que la sécurité et la confidentialité desdites DCP sont préservées et ce notamment au travers :

• D’accords de protection des DCP mis en place entre l’Union européenne et les pays de destination.
• De clauses contractuelles types émises par la Commission européenne ou une Autorité de contrôle conformément à l’article 46 du RGPD.
• De contrats de sous-traitance de DCP conformément à l’article 28 du RGPD.

Article 6 – COMMENT ASSURONS-NOUS LA SÉCURITÉ DE VOS DCP ?

Afin d’assurer la sécurité des DCP que vous nous transmettez, nous avons mis en place un certain nombre de mesures techniques et organisationnelles appropriées. En particulier, la sécurité de vos DCP est assurée grâce à :

• Une authentification des membres permanents ou temporaires de Partoo ayant accès aux DCP ;
• La mise en œuvre d’un contrôle d’accès et d’une gestion des habilitations ;
• La pseudonymisation et le chiffrement des DCP, lorsque cela est possible ;
• La mise en place d’un système de journalisation ;
• Les moyens permettant de garantir la confidentialité, l’intégrité, la disponibilité et la résilience constantes des systèmes et des services de traitement ;
• Les moyens permettant de rétablir la disponibilité des DCP et l’accès à celles-ci dans des délais appropriés en cas d’incident physique ou technique ;
• Un système de sauvegarde adapté.

Article 7 – QUELS DROITS DÉTENEZ-VOUS SUR VOS DCP ET COMMENT LES EXERCER ?

1. Nature de vos droits

Conformément au RGPD, vous disposez des droits suivants :

• Droit d’accès (article 15 du RGPD) : le droit d’interroger Partoo en vue d’obtenir vous pouvez obtenir une copie de vos DCP, ainsi que des informations sur leur traitement (finalités, destinataires, durée de conservation…).
• Droit à la portabilité des données (article 20 du RGPD) : le droit de nous demander la transmission de vos DCP dans un format structuré, lisible et couramment utilisé, pour les transmettre à un tiers.
• Droit de rectification (article 16 du RGPD) : le droit de nous demander faire corriger ou mettre à jour vos DCP si elles sont inexactes ou incomplètes.
• Droit à l’effacement (article 17 du RGPD) : le droit de nous demander la suppression de vos DCP lorsqu’elles ne sont plus nécessaires ou que leur traitement n’est plus justifié.
• Droit à la limitation du traitement (article 18 du RGPD) : le droit de nous demander à suspension temporaire du traitement de vos DCP dans certains cas (ex. : contestation de l’exactitude, opposition, traitement illicite…).
• Droit d’opposition (article 21 du RGPD) : le droit de vous opposer à tout moment au traitement de vos DCP à des fins de prospection ou fondé sur l’intérêt légitime, sauf raison impérieuse de notre part.

2. Exercice de vos droits

Pour exercer vos droits, nous vous invitons à nous envoyer directement votre demande par courrier électronique à l’adresse personaldata@partoo.fr et/ou legal@partoo.fr.

Nous vous remercions par avance de préciser dès l’envoi de votre demande :

• Vos nom, prénom, adresse électronique ;
• L’objet de votre demande, la nature du droit que vous souhaitez exercer et les raisons qui le justifient.

Conformément à la législation applicable, nous sommes susceptibles de vous demander de justifier de votre identité. 

Nous aurons ensuite un délai maximum de 1 mois pour répondre à votre demande, qui peut être prolongée jusqu’à 2 mois selon la complexité de la demande. Si nous ne donnons pas suite à votre demande, nous vous en donnerons les motifs et vous informerons de la possibilité d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle et de former un recours juridictionnel.

Article 8 – UTILISATION DE COOKIES ET D’AUTRES TECHNOLOGIES SIMILAIRES

Voir notre Politique de Cookies.

Nous vous informons enfin que nous sommes susceptibles de modifier la présente Politique de confidentialité à tout moment afin d’assurer la transparence sur le traitement de vos DCP. Nous vous invitons donc à la consulter régulièrement.