Informativa sulla privacy di Partoo

Partoo (di seguito “ Partoo ”, “ noi ”) s’impegna a proteggere i suoi dati di carattere personale (di seguito “ Dati personali “) e della sua vita privata, gli utenti del nostro sito web, del nostro software come servizio e tutti coloro che usufruiscono delle nostre prestazioni (di seguito “ Servizi ”).

A tal proposito, e in applicazione della legislazione vigente in materia di trattamento e protezione dei dati personali e, in particolare, il Regolamento europeo generale sulla protezione dei dati del 27 aprile 2016 (di seguito “ RGPD ”), Partoo s’impegna a rispettare la natura confidenziale, l’integrità e la sicurezza dei suoi dati.

In qualità di titolare del trattamento dei suoi dati personali, la presente politica sulla privacy (di seguito “ Informativa sulla privacy ”) definisce le condizioni alle quali i suoi dati personali vengono trattati da noi nel momento in cui:

• Visita il nostro sito internet (di seguito “ Sito” ): abbiamo sviluppato degli strumenti di misurazione dell’audience al fine di conoscere e interagire meglio con i visitatori del nostro sito (di seguito “ Utente/i “). Questi strumenti sono in grado di raccogliere una serie di dati personali che la riguardano.
• Entra in relazione con noi per interesse verso i nostri servizi : richiedendo una demo in qualità di potenziale cliente (di seguito “ Potenziale cliente ”).
• Termina un contratto di prestazione di servizi con noi, in qualità di cliente (di seguito ” Cliente ”). La invitiamo a condividere i suoi dati personali per adempiere correttamente al suddetto contratto.
• Avvia un processo di selezione con il reparto delle risorse umane di Partoo, in qualità di candidato/a per un’offerta di lavoro (di seguito “ Candidato/a ”).

Articolo 1 – QUALI DATI PERSONALI RACCOGLIAMO E A CHE SCOPO?

Utilizzando i Servizi di Partoo, acconsente alla raccolta e al trattamento dei dati personali descritti nella tabella sottostante, in funzione della sua situazione.

1. In qualità di utente

Tipo di dati personali	Finalità	Base giuridica
Dati tecnici : dati raccolti durante la sua visita al nostro sito web (indirizzo IP, dati di navigazione sul sito internet, cookie una volta dato il consenso). Dati secondari raccolti al seguito di una conversazione svolta tramite chatbot.	Ottenere informazioni statistiche inerenti al servizio e/o all’andamento del sito internet.	Consenso dell’interessato (Articolo 6 (1) a del RGPD) : è la base legale ogni volta che lei accetta la raccolta di tali informazioni sul sito internet.

2. In qualità di potenziale cliente

Tipo di dati personali	Finalità	Base giuridica
Dati di identificazione : cognome, nome, indirizzo di posta elettronica, numero di telefono, Paese, professione. Dati secondari comunicati a seguito di una richiesta di demo, di abbonamento alla nostra newsletter (e, in particolare, informazioni inserite nel campo “Come possiamo aiutarla?”). Dati di conversazione : dati che lei ci comunica durante una conversazione tramite chatbot. Dati tecnici : dati raccolti durante la sua visita al nostro sito (indirizzo IP, dati di navigazione sul sito internet, cookie una volta dato il consenso).	Rispondere alle domande provenienti dai questionari o dal nostro chatbot. Inviare richieste commerciali (compresi l’invito a eventi e webinar), dopo che ha accettato di riceverle spuntando l’apposita casella.	Consenso dell’interessato (Articolo 6 (1) a del RGPD) : è la base legale ogni volta che lei accetta di ricevere informazioni sulle novità di Partoo e quando le chiediamo informazioni tramite i nostri questionari. Interesse legittimo di Partoo (Articolo 6 (1) a del RGPD) : è la base legale ogni volta che l’uso dei suoi dati risulti necessario per rispondere alle sue domande e fornirle le informazioni richieste.

3. In qualità di cliente

Tipo di dati personali	Finalità	Base giuridica
Dati di identificazione : cognome, nome. Dati relativi alla vita professionale : indirizzo di posta elettronica professionale, numero di telefono professionale, professione specifica. Dati di navigazione sulla piattaforma Partoo : dati relativi all’uso della piattaforma nel momento in cui abbiamo bisogno di risolvere un bug o rispondere a una domanda precisa da parte di un cliente. Dati secondari comunicati durante le conversazioni (via e-mail, chat, ecc.).	Gestire il rapporto contrattuale (invio di preventivi e contratti da firmare elettronicamente, clausole aggiuntive, ecc.). Gestire la contabilità e la fatturazione (ad esempio, l’adempimento degli obblighi di tipo fiscale e contabile di PARTOO). Gestire la relazione commerciale (relazione clienti, identificazione e analisi delle necessità, assicurare un supporto costante, ecc.). Creare campagne di marketing mirate a seconda dei clienti. Migliorare continuamente i nostri prodotti e servizi (identificazione delle tendenze, preferenze e opportunità commerciali).	Interesse legittimo di Partoo (Articolo 6 (1) a del RGPD) : è la base legale ogni volta che l’uso dei suoi dati risulti necessario per rispondere alle sue domande e fornirle informazioni o servizi richiesti. Rispetto di un obbligo legale (Articolo 6 (1) c del RGPD) : è la base legale per il trattamento dei suoi dati in fase di stipula del contratto, gestione della contabilità e fatturazione. Consenso dell’interessato (Articolo 6 (1) a del RGPD) : è la base legale ogni volta che accetta di ricevere informazioni sulle novità di Partoo.

4. In qualità di candidato/a

Tipo di dati personali	Finalità	Base giuridica
Dati di identificazione : cognome, nome, indirizzo, data e luogo di nascita, indirizzo di posta elettronica, numero di cellulare, numero di telefono fisso, immagine (fotografia e registrazione video). Dati relativi alla vita professionale :  percorso professionale, percorso di studi, formazione professionale, contenuti scritti (lettera di motivazione, CV, e-mail), risultato del test di competenze. Dati relativi alla vita privata :  situazione familiare (nel caso siano stati trasmessi). Dati tecnici : dati raccolti durante la sua visita al nostro sito (indirizzo IP, dati di navigazione sul sito internet, cookie una volta dato il consenso).	Identificare profili pertinenti con le posizioni disponibili (candidate pool). Avviare il processo di selezione (contatto con il candidato, valutazione delle competenze del candidato in base alla posizione proposta, monitoraggio dell’esperienza candidato, ecc.). Organizzare eventi (serate, eventi relativi all’immagine aziendale, eventi di networking).	Interesse legittimo di Partoo (Articolo 6 (1) a del RGPD) : è la base legale quando il trattamento dei suoi dati personali è necessario per rispondere alla sua candidatura e fornirle le informazioni richieste. Consenso dell’interessato (Articolo 6 (1) a del RGPD) : è la base legale ogni volta che lei acconsente alla raccolta di tali informazioni sul sito web, nonché al trattamento dei suoi dati personali durante il processo di selezione.

Per tutti gli altri dati personali raccolti tramite mezzi differenti, le sarà inviata una nota informativa che riporta le norme applicabili nel caso in cui queste differiscano dalle norme contenute nella presente Informativa sulla Privacy.

Articolo 2 – PER QUANTO TEMPO CONSERVIAMO I SUOI DATI PERSONALI?

Partoo conserva i dati personali raccolti per il tempo strettamente necessario al raggiungimento delle finalità per cui sono stati acquisiti, salvo diversa disposizione prevista dalla legge. I periodi di conservazione variano in base alla sua situazione e sono indicati nella tabella sottostante.

1. In qualità di utente

Tipo di dati personali	Periodo di conservazione	Scopo
Dati tecnici, Dati di conversazione	Per 2 anni dalla prima raccolta per i dati tecnici e per 2 anni per i dati di conversazione	Per consentire il corretto funzionamento del sito web e una navigazione fluida su quest’ultimo. Per creare statistiche relative all’uso che lei fa del nostro sito.

2. In qualità di potenziale cliente

Tipo di dati personali	Periodo di conservazione	Scopo
Dati di identificazione, Dati relativi alla vita professionale, Dati tecnici, Dati di conversazione	Per 2 anni dalla prima raccolta salvo richiesta di cancellazione da parte sua.	Per presentarle una demo e poterla contattare.

3. In qualità di cliente

Tipo di dati personali	Periodo di conservazione	Scopo
Dati di identificazione	Per la durata del contratto e per 2 anni successivi alla sua cessazione.	Per creare statistiche e, più in generale, a fini probatori.
Dati di fatturazione	Per la durata del contratto e per 10 anni successivi alla sua cessazione.	Per il recupero dei crediti insoluti e, più in generale, a fini probatori conformemente alla legge.
Documenti contrattuali che possono contenere dati personali	Per la durata del contratto e per 5 anni successivi alla sua cessazione.	Per allinearsi al termine di prescrizione, poiché la maggior parte delle azioni legali è soggetta a un periodo di prescrizione di 5 anni.
Dati di navigazione sulla soluzione Partoo	Per la durata del contratto e per 60 giorni successivi alla sua cessazione.	Per allinearsi alle condizioni di reversibilità previste nelle nostre Condizioni Generali di Vendita.
Dati condivisi con i diversi reparti di Partoo tra cui il reparto Support.	Per la durata del contratto e per 1 anno successivo alla sua cessazione.	Per garantire un monitoraggio continuo degli scambi, degli eventi particolari o segnalazioni e delle richieste.

4. In qualità di candidato/a

Tipo di dati personali	Periodo di conservazione	Scopo
Dati di identificazione, Dati relativi alla vita professionale, Dati relativi alla vita privata	Per 2 anni a partire dall’ultimo contatto con Partoo, salvo richiesta di cancellazione da parte sua.	Per conservare i suoi dati di contatto e quelli del suo profilo al fine di proporle eventuali future opportunità.

In applicazione del RGPD, i dati personali potranno essere conservati per periodi corrispondenti ai termini di prescrizione delle azioni legali. Trascorsi tali termini, i suoi dati personali saranno cancellati o anonimizzati in maniera irreversibile.

In assenza di un interesse legittimo al trattamento dei dati personali, procederemo alla loro cancellazione non appena le condizioni tecniche lo consentiranno.

Articolo 3 – CHI HA ACCESSO AI SUOI DATI PERSONALI E CHI PUÒ ACCEDERVI?

1. Personale di Partoo

Tenuto conto della finalità di ciascun trattamento, Partoo adotta tutte le misure necessarie affinché i dati personali siano accessibili esclusivamente ai propri reparti interni espressamente autorizzati, che abbiano un interesse legittimo a conoscerlo e solo quando ciò risulti necessario per la corretta esecuzione dei trattamenti.

È previsto un sistema di separazione degli accessi, volto a garantire che ogni reparto possa accedere esclusivamente ai dati pertinenti rispetto alle proprie mansioni.

I dati personali sono pertanto trasferiti ai reparti competenti di Partoo, in base alla tipologia di dato e alla finalità del trattamento effettuato.

2. Fornitori

Nell’ambito dello svolgimento delle proprie attività e dell’erogazione dei Servizi, Partoo può condividere dati personali che le appartengono con fornitori di servizi terzi.

Le tipologie di fornitori di cui ci avvaliamo sono descritte nelle tabelle riportate di seguito.

a. Servizi operazionali

Fornitore	Tipo di dati personali	Scopo
Google Workspace	Dati di identificazione, Dati relativi alla vita professionale, e tutti gli altri dati personali che lei condivide con noi quando ci contatta tramite posta elettronica.	Per gestire le comunicazioni tramite posta elettronica e le operazioni quotidiane.
Pacchetto office	Dati di identificazione e ogni tipo di dato personale che lei condivide durante la stipula del contratto.	Per gestire le operazioni quotidiane.
Slack	Dati di identificazione, Dati relativi alla vita professionale e ogni tipo di dato personale che lei condivide con noi attraverso le conversazioni su Slack.	Per permetterci di centralizzare e rendere fluida la comunicazione e la collaborazione in tempo reale all’interno dei diversi reparti.
Jira	Dati di identificazione, Dati relativi alla vita professionale.	Per consentirci di pianificare, monitorare e gestire in modo efficiente le azioni da intraprendere e le attività su base giornaliera.

b. Servizi per statistiche e marketing

Tutti i fornitori di servizi statistici e di marketing di cui ci avvaliamo sono elencati nella nostra Politica relativa ai cookie disponibile qui.

c. Gestione e sviluppo della relazione con il cliente

Fornitore	Tipo di dati personali	Scopo
Docusign	Dati di identificazione e Dati relativi alla vita professionale.	Per gestire la sottoscrizione dei contratti.
Tomorro	Dati di identificazione e Dati relativi alla vita professionale (Cliente).	Per negoziare e firmare i contratti con i clienti.
Salesforce	Dati di identificazione e Dati inerenti alla vita professionale e ogni tipo di dato personale che i Clienti e/o i Potenziali Cienti condividono con noi.	Per gestire il CRM.
Hubspot	Dati di identificazione e Dati inerenti alla vita professionale e ogni tipo di dato personale che i Clienti e/o Potenziali Clienti condividono con noi.	Per gestire il CRM, inviare richieste commerciali e gestire la relazione con i clienti.
Livestorm	Dati di identificazione, Dati relativi alla vita professionale	Per consentirci di organizzare e condurre in modo efficace i nostri webinar e le riunioni online.
Intercom	Dati di identificazione, Dati inerenti alla vita professionale	Per consentirci di interagire in tempo reale con i nostri utenti e offrire loro un servizio di assistenza personalizzato.

d. Gestione della relazione con il/la candidato/a

Fornitore	Tipo di dati personali	Scopo
Pandadoc, Lucca (Signaturit)	Dati di identificazione e dati relativi alla vita professionale.	Per gestire la sottoscrizione dei contratti.
Docusign	Dati di identificazione e Dati inerenti alla vita professionale.	Per gestire la sottoscrizione dei contratti.
Lever	Tutti i dati personali trasmessi dai Candidati durante il processo di selezione per un’offerta di lavoro di Partoo.	Per gestire le candidature e il processo di selezione.
LinkedIn Recruiting Solutions	Dati di identificazione, Dati inerenti alla vita professionale e ogni tipo di dato personale comunicato all’interno della candidatura.	Per cercare profili, gestire le candidature e il processo di selezione.
Job teaser, Glassdoor	Dati di identificazione, Dati inerenti alla vita professionale e ogni tipo di dato personale comunicato all’interno della candidatura.	Per gestire le candidature e il processo di selezione.

3. Sub-responsabili

Quando questi fornitori intervengono nell’ambito della fornitura dei nostri Servizi e quindi dei dati personali forniti dai nostri Clienti a nostro nome e per nostro conto, ai sensi del RGPD, questi ultimi agiscono in qualità sub-responsabili dei dati personali (di seguito “ Sub-responsabili ”). 

La lista completa dei nostri sub-responsabili è disponibile sul nostro sito al seguente link: https://www.partoo.co/it/legal/gdpr-subprocessors-listing/ 

4. Casi particolari

Possiamo condividere i suoi dati personali nei seguenti casi particolari:

• Quando la legge, una normativa vigente, un provvedimento giudiziario o una regolamentazione ce lo impone o ci autorizza, oppure se tale comunicazione è necessaria nell’ambito di un’indagine o di un procedimento, sul territorio nazionale o all’estero.
• In caso di revisione effettuata nell’ambito di operazioni di investimento e/o in caso di cessione di una società di Partoo o dei suoi beni a qualsiasi potenziale acquirente.
• Quando trasmettiamo informazioni non personali a terze parti, come dati personali statistici aggregati.

Articolo 4 – DOVE VENGONO CONSERVATI I SUOI DATI?

A seconda del tipo di dati personali raccolti e della categoria di persone interessate, i dati possono essere ospitati in diverse infrastrutture, in conformità con la ripartizione dei fornitori illustrata sopra.

I dati personali che trattiamo nell’ambito della fornitura dei nostri prodotti sono archiviati dal nostro fornitore di servizi di hosting, Amazon Web Services, su server situati all’interno dell’Unione Europea. Per l’erogazione dei nostri servizi, potremmo trasferire alcuni dei suoi dati personali a fornitori di servizi terzi situati al di fuori dell’Unione Europea. In tali casi, tutti i fornitori selezionati garantiscono un hosting conforme ai requisiti del RGPD, in particolare in materia di sicurezza, riservatezza e tracciabilità.

Articolo 5 – IN QUALI CASI EFFETTUIAMO TRASFERIMENTI INTERNAZIONALI DI DATI PERSONALI?

Partoo potrebbe dover trasferire dati personali al di fuori dell’Unione Europea. Nel caso in cui dovessimo effettuare tali trasferimenti, questi avverranno esclusivamente in forma diretta, tramite i nostri sub-responsabili.

Essendo soggetta al RGPD, qualora Partoo intenda affidare a un sub-responsabile attività che comportano il trasferimento dei dati personali del Cliente verso un Paese situato al di fuori dell’Unione Europea, si impegna a garantire che la sicurezza e la riservatezza di tali dati personali siano tutelate, in particolare attraverso:

• Gli accordi sulla protezione dei dati personali realizzati tra l’Unione Europea e i paesi di destinazione.
• Le clausole contrattuali standard indicate dalla Commissione europea o da un’Autorità di controllo ai sensi dell’articolo 46 del RGPD.
• I contratti con i sub-responsabili del trattamento dei dati personali ai sensi dell’articolo 28 del RGPD.

Articolo 6 – COME GARANTIAMO LA SICUREZZA DEI SUOI DATI PERSONALI?

Per garantire la sicurezza dei dati personali che lei ci trasmette, abbiamo adottato una serie di misure tecniche e organizzative adeguate. In particolare, la sicurezza dei suoi dati personali è garantita grazie a:

• Un sistema di autenticazione dei membri permanenti o temporanei di Partoo aventi accesso ai dati personali,
• L’implementazione dei controlli di accesso e di una gestione delle autorizzazioni,
• La pseudonimizzazione e la cifratura dei dati personali, quando possibile,
• L’adozione di un sistema di registrazione delle attività,
• Misure volte a garantire la riservatezza, l’integrità, la disponibilità e la resilienza costanti dei sistemi e dei servizi di trattamento,
• Strumenti che consentano di ripristinare in tempi adeguati la disponibilità dei dati personali e l’accesso agli stessi in caso di incidente fisico o tecnico,
• Un sistema di backup dei dati adeguato.

Articolo 7 – QUALI SONO I SUOI DIRITTI IN MATERIA DI DATI PERSONALI E COME PUÒ ESERCITARLI?

1. Natura dei suoi diritti

Ai sensi del RGPD, lei dispone dei seguenti diritti:

• Diritto di accesso (articolo 15 del RGPD) : il diritto di contattare Partoo per ottenere una copia dei propri dati personali, nonché informazioni relative al loro trattamento (finalità, destinatari, durata di conservazione, ecc.).
• Diritto alla portabilità dei dati (articolo 20 del RGPD) : il diritto di ricevere i propri dati personali in un formato strutturato, di uso comune, leggibile, e il diritto di trasmettere tali dati a un altro titolare del trattamento.
• Diritto di rettifica (articolo 16 del RGPD) : il diritto di richiedere la rettifica o l’aggiornamento dei propri dati personali qualora risultino inesatti o incompleti.
• Diritto alla cancellazione (articolo 17 del RGPD) : il diritto di richiedere la cancellazione dei propri dati personali quando non sono più necessari o quando il loro trattamento non è più giustificato.
• Diritto di limitazione di trattamento (articolo 18 del RGPD) : il diritto di richiedere la sospensione temporanea del trattamento dei propri dati personali in determinati casi (ad esempio: contestazione dell’esattezza, opposizione, trattamento illecito, ecc.).
• Diritto di opposizione (articolo 21 del RGPD) : il diritto di opporsi in qualsiasi momento al trattamento dei propri dati personali effettuato per finalità di prospezione commerciale o basato sul legittimo interesse, salvo motivi impellenti da parte nostra.

2. Esercizio dei suoi diritti

Per esercitare i suoi diritti, la invitiamo a inviarci direttamente le sue richieste tramite posta elettronica all’indirizzo e-mail personaldata@partoo.fr e/o legal@partoo.fr.

La preghiamo di specificare al momento dell’invio della richiesta:

• Cognome, nome, indirizzo di posta elettronica,
• L’oggetto della sua richiesta, la natura del diritto che desidera esercitare e le ragioni che lo giustificano.

In conformità con la legislazione applicabile, potremmo chiederle di dimostrare la sua identità. 

Avremo poi un termine massimo di un mese (1) per rispondere alla sua richiesta, prorogabile fino a due mesi (2) in funzione della complessità stessa. Qualora non dovessimo dare seguito alla richiesta, le comunicheremo i motivi del rifiuto e la informeremo della possibilità di presentare un reclamo a un’autorità di controllo e di proporre un ricorso giurisdizionale.

Articolo 8 – USO DEI COOKIE E TECNOLOGIE ANALOGHE

La invitiamo a consultare la nostra Politica dei Cookie.

La presente informativa sulla privacy potrà essere modificata in qualsiasi momento per garantire la trasparenza in merito al trattamento dei dati personali. La invitiamo, pertanto, a consultarla con regolarità.