Guida ai messaggi automatici su WhatsApp Business

Oggi, oltre il 60% dei clienti in Italia utilizza app di messaggistica istantanea come WhatsApp per comunicare rapidamente con le aziende. Per rispondere a questa esigenza, le risposte automatiche di WhatsApp Business rappresentano una soluzione semplice ed efficace per garantire un servizio professionale e tempestivo, anche quando non sei disponibile.

Messaggi automatici su WhatsApp Business: cosa sono e come funzionano? 

I messaggi di risposta automatici di WhatsApp Business permettono alle aziende di inviare messaggi preimpostati quando non sono disponibili per rispondere immediatamente ai messaggi in arrivo. Questa funzionalità garantisce una comunicazione continua, anche in assenza di un operatore, e fornisce ai clienti informazioni utili fino a quando un membro del team non potrà rispondere personalmente.

WhatsApp Business offre 2 opzioni di risposta automatica:

Messaggi di Benvenuto

Il Messaggio di Benvenuto è un messaggio che viene inviato automaticamente ai clienti non appena inviano un primo messaggio all’azienda. È un ottimo modo per fare una prima impressione positiva, presentare il marchio e dare le informazioni basilari sulla disponibilità o sui servizi offerti. È possibile personalizzare il messaggio con saluti, dettagli sul business o informazioni per i contatti futuri.

Messaggi Fuori Orario

I Messaggi Fuori Orario sono risposte automatiche pensate per chi contatta l’azienda al di fuori degli orari lavorativi. Quando un cliente invia un messaggio in un momento in cui l’attività non è operativa, questa funzione invia automaticamente una risposta per informarlo che l’azienda non è disponibile al momento. Il messaggio può includere indicazioni su quando sarà possibile ricevere una risposta o suggerire alternative, come il supporto via email o attraverso un modulo di contatto. In questo modo, anche quando non sei disponibile, la comunicazione rimane attiva e i clienti ricevono informazioni utili.

I Vantaggi delle Risposte Automatiche per le Aziende

Le risposte automatiche su WhatsApp Business offrono numerosi vantaggi alle aziende. Ecco alcuni dei principali benefici:

Disponibilità continua
Grazie ai messaggi automatici, i clienti ricevono una risposta immediata, anche al di fuori dell’orario lavorativo. Questo dimostra affidabilità e consente di mantenere una comunicazione costante, evitando frustrazioni per eventuali attese.

Prima impressione positiva
Un messaggio di benvenuto ben studiato crea un impatto immediato, mostrando ai clienti che l’azienda è organizzata e attenta alla comunicazione. Questo aiuta a instaurare fin da subito un rapporto di fiducia.

Orientamento del cliente
I messaggi automatici possono essere utilizzati per fornire informazioni utili, come orari di apertura, link a risorse o istruzioni per contattare il giusto reparto. Questo facilita la navigazione del cliente, migliorando l’esperienza complessiva.

Supporto personalizzabile
I messaggi automatici possono essere configurati in base alle esigenze specifiche dell’azienda, adattandosi a diverse situazioni o segmenti di clientela, garantendo un’interazione più mirata ed efficace.

Come impostare i messaggi di risposta automatici su WhatsApp Business? 

Impostare una risposta automatica su WhatsApp Business è facile e intuitivo. Bastano pochi passaggi per personalizzare i testi, scegliere quando inviarli e definire chi li riceverà. Ecco come fare:

Messaggi di Benvenuto

1. Apri l’app WhatsApp Business.
2. Vai su Altre opzioni > Strumenti attività > Messaggio di benvenuto.
3. Attiva l’opzione “Invia messaggio di benvenuto”.
4. Personalizza il testo del messaggio:
5. Salva il messaggio cliccando su OK.
6. Definisci i destinatari del messaggio di benvenuto

Scegli accuratamente i destinatari dei tuoi messaggi automatici; WhatsApp Busniess ti permette di scegliere tra:

• Tutti i contatti che ti scrivono mentre la funzione è attiva.
• Contatti non salvati nella rubrica.
• Escludere alcune persone specificando delle eccezioni.
• Inviare solo a contatti selezionati manualmente.

Scegli accuratamente i destinatari dei tuoi messaggi automatici; WhatsApp Busniess ti permette di scegliere tra:

• Tutti i contatti che ti scrivono mentre la funzione è attiva.
• Contatti non salvati nella rubrica.
• Escludere alcune persone specificando delle eccezioni.
• Inviare solo a contatti selezionati manualmente.

Messaggi d’Assenza

1. Avvia l’app WhatsApp Business.
2. Vai su Altre opzioni > Strumenti attività > Messaggio d’assenza.
3. Attiva l’opzione “Invia messaggio d’assenza”.
4. Personalizza il testo del messaggio nella sezione “Messaggio”:
5. Salva il messaggio cliccando su OK.
6. Programma l’invio del tuo messaggio.

WhatsApp Business ti permettere di scegliere tra le seguenti opzioni per programmare il tuo messaggio:

• • Sempre attivo: per inviarlo in qualsiasi momento.

• • Orari e periodi personalizzati: specifica le fasce orarie o i giorni in cui attivare il messaggio.

• • Solo quando l’attività è chiusa: funziona se hai impostato gli orari di apertura nel tuo profilo aziendale.

WhatsApp Business ti permettere di scegliere tra le seguenti opzioni per programmare il tuo messaggio:

• • Sempre attivo: per inviarlo in qualsiasi momento.

• • Orari e periodi personalizzati: specifica le fasce orarie o i giorni in cui attivare il messaggio.

• • Solo quando l’attività è chiusa: funziona se hai impostato gli orari di apertura nel tuo profilo aziendale.

Consigli pratici per ottimizzare le risposte automatiche su WhatsApp Business

Ottimizzare le risposte automatiche su WhatsApp Business significa trasformarle in uno strumento efficace per mantenere la comunicazione con i tuoi clienti sempre fluida e professionale. Prima di tutto, assicurati che i messaggi siano chiari e utili. Ad esempio, invece di un semplice “Grazie per averci contattato”, prova a includere informazioni pratiche, come gli orari di risposta: “Grazie per il tuo messaggio! Siamo disponibili dal lunedì al venerdì, dalle 9:00 alle 18:00. Ti risponderemo appena possibile.”

Un altro aspetto fondamentale è la personalizzazione. Utilizza il nome del cliente, se disponibile, per rendere il messaggio più accogliente e umano: “Ciao [Nome], grazie per averci scritto!”. Questo piccolo tocco fa una grande differenza nel creare un’esperienza positiva.

Infine, aggiorna regolarmente i tuoi messaggi per mantenerli in linea con eventuali promozioni, festività o cambiamenti negli orari di apertura. Se stai promuovendo un’offerta speciale, puoi includere un breve riferimento: “Grazie per averci contattato! Hai già scoperto la nostra promozione di gennaio? Dai un’occhiata qui: [link].” Questo non solo informa, ma può anche incentivare ulteriori interazioni con il tuo business.