Guía para los mensajes automáticos en WhatsApp Business

En España, el 83% de los clientes utiliza aplicaciones de mensajería como WhatsApp Business para informarse sobre productos, y el 75% de ellos llega a realizar la compra. Para responder a esta necesidad, las respuestas automáticas de WhatsApp Business son una solución simple y eficaz para garantizar un servicio profesional y rápido, incluso cuando no estás disponible.

Mensajes automáticos en WhatsApp Business: ¿qué son y cómo funcionan?

Con los mensajes de respuesta automática de WhatsApp Business, las empresas pueden enviar mensajes preconfigurados cuando no están disponibles para responder de inmediato a los mensajes. Esta funcionalidad garantiza una comunicación continua, incluso en ausencia de un operador, y proporciona a los clientes información útil hasta que un miembro del equipo pueda responder personalmente. 

WhatsApp Business ofrece dos opciones de respuesta automática:

Mensaje de Bienvenida

El Mensaje de Bienvenida es un mensaje que se envía automáticamente al cliente según este envía un primer mensaje a la empresa. Es una manera perfecta de dejar una primera impresión positiva, presentar la marca y proporcionar información básica sobre la disponibilidad o los servicios ofrecidos. Se puede personalizar el mensaje con saludos, con detalles sobre la tienda o con información para futuros contactos.

Mensaje Offline

Los Mensajes Offline son respuestas automáticas diseñadas para quienes contactan con la empresa fuera del horario laboral. Cuando un cliente envía un mensaje en un momento en el que el establecimiento no está operativo, esta función manda automáticamente una respuesta para informarle de que la empresa no está disponible en ese instante. El mensaje puede incluir información acerca de cuándo recibirá una respuesta o proponer una alternativa, como el soporte por email o a través de un formulario de contacto. Así, la comunicación permanece activa y los clientes reciben información útil incluso cuando no estás disponible. 

Las ventajas de las respuestas automáticas para las empresas

Las respuestas automáticas en WhatsApp Business ofrecen múltiples ventajas a las empresas. Estas son algunas:

Disponibilidad continua

Gracias a los mensajes automáticos, los clientes reciben una respuesta instantánea, incluso fuera del horario laboral. Esto transmite fiabilidad y permite mantener una comunicación constante, evitando frustraciones por posibles tiempos de espera. 

Primera impresión positiva

Un mensaje de bienvenida bien diseñado genera un impacto inmediato, mostrando a los clientes que la empresa está bien organizada y pendiente de la comunicación. Esto ayuda a establecer desde el principio una relación de confianza.

Orientación al cliente

Los mensajes automáticos pueden utilizarse para proporcionar información útil, como horarios de apertura, enlaces a recursos o instrucciones para contactar con el departamento adecuado. Esto facilita la experiencia del cliente, mejorando su satisfacción general.

Soporte personalizable

Los mensajes automáticos pueden configurarse según las necesidades específicas de la empresa y adaptarse a diversas situaciones o segmentos de clientes. Así se garantiza una interacción más precisa y eficaz.

¿Cómo configurar los mensajes de respuesta automática en WhatsApp Business?

Configurar una respuesta automática en WhatsApp Business es intuitivo y sencillo. Solo hacen falta unos pocos pasos para personalizar los textos, elegir cuándo enviarlos y definir quién los recibirá. Esto es lo que hay que hacer:

Mensajes de Bienvenida

1. Abre la aplicación de WhatsApp Business.
2. Ve a Otras opciones > Herramientas para la empresa> Mensaje de bienvenida
3. Activa la opción “Enviar mensaje de bienvenida”
4. Personaliza el texto del mensaje
5. Guarda el mensaje haciendo clic en “Guardar”
6. Indica los destinatarios del mensaje de bienvenida

Escoge cuidadosamente los destinatarios de tus mensajes automáticos. WhatsApp Business te permite elegir entre:

• Todos los contactos que te escriban mientras la funcionalidad esté activada.
• Contactos no guardados en la lista de contactos.
• Exclusiones de personas: para enviar el mensaje a todos tus contactos, excepto a las personas que selecciones.
• Solo contactos seleccionados manualmente.

• Todos los contactos que te escriban mientras la funcionalidad esté activada.
• Contactos no guardados en la lista de contactos.
• Exclusiones de personas: para enviar el mensaje a todos tus contactos, excepto a las personas que selecciones.
• Solo contactos seleccionados manualmente.

Mensaje de Ausencia

1. Abre la aplicación de WhatsApp Business.
2. Ve a Otras opciones > Herramientas para empresas > Mensaje de ausencia.
3. Activa la opción “Enviar mensaje de ausencia”.
4. Personaliza el texto del mensaje en la sección “Mensaje”.
5. Guarda el mensaje haciendo clic en “Guardar”.
6. Programa el envío de tu mensaje.

Con WhatsApp Business puedes elegir entre las siguientes opciones para programar tu mensaje:

• Siempre activo: para enviarlo en cualquier momento.
• Horarios y períodos personalizados: indica las franjas horarias o los días en los que activar el mensaje.
• Solo cuando el establecimiento está cerrado: funciona si has configurado tus horarios de apertura en tu perfil de empresa

• Siempre activo: para enviarlo en cualquier momento.
• Horarios y períodos personalizados: indica las franjas horarias o los días en los que activar el mensaje.
• Solo cuando el establecimiento está cerrado: funciona si has configurado tus horarios de apertura en tu perfil de empresa

Consejos prácticos para optimizar las respuestas automáticas en WhatsApp Business

Optimizar las respuestas automáticas en WhatsApp Business significa transformarlas en un instrumento eficaz para mantener una comunicación fluida y profesional con tus clientes. Antes de nada, asegúrate de que los mensajes son claros y útiles. Por ejemplo, en vez de mandar un simple “Gracias por haberte puesto en contacto con nosotros”, prueba a incluir información práctica, como los horarios de respuesta (“¡Gracias por tu mensaje! Estamos disponibles de lunes a viernes, de 9:00 a 18:00. Te contestaremos en cuanto nos sea posible”).

Otro aspecto fundamental es la personalización. Emplea el nombre del cliente, si está disponible, para que el mensaje sea más acogedor y humano: “Hola, [Nombre]. ¡Muchas gracias por habernos escrito!”. Este pequeño detalle marca una gran diferencia al crear una experiencia positiva.

Por último, actualiza regularmente tus mensajes para mantenerlos alineados con promociones, fiestas o cambios en los horarios de apertura. Si estás promocionando una oferta especial, puedes incluir una breve referencia: “¡Gracias por contactarnos! ¿Ya conoces nuestra promoción de enero? ¡Échale un vistazo aquí: [enlace]!”. Esto no solo proporciona información, sino que también puede incentivar más interacciones con tu empresa.