Le guide des messages automatiques WhatsApp Business

Sommaire
L’application WhatsApp ne cesse de gagner en popularité, et pour cause : 68% des utilisateurs WhatsApp affirment aujourd’hui que l’application est la manière la plus simple de contacter une entreprise. Pour répondre à ces demandes croissantes, les entreprises peuvent compter sur les réponses automatiques de WhatsApp Business, qui offrent une solution simple et efficace pour assurer une expérience client professionnelle même en dehors des heures d’ouverture. On vous explique comment les mettre en place !
Messages automatiques sur WhatsApp Business : qu’est-ce que c’est et comment ça marche ?
Les messages automatiques WhatsApp Business permettent aux entreprises d’envoyer des messages prédéfinis lorsqu’elles ne sont pas en mesure de répondre immédiatement aux messages entrants.
Cette fonctionnalité assure une communication continue, même en l’absence d’un opérateur, et fournit aux clients des informations utiles en attendant qu’un membre de l’équipe puisse répondre personnellement.
WhatsApp Business propose 2 options de réponse automatique :
Les messages de bienvenue
Le message de bienvenue est un message automatisé envoyé aux clients dès leur première prise de contact. Il constitue une excellente occasion de faire une première impression positive, de présenter l’entreprise et de fournir des informations essentielles sur les disponibilités ou les services proposés. Il est possible de personnaliser ce message avec une formule de politesse, des détails sur l’activité ou des indications pour les prochaines interactions.
Les messages d’absence
Les messages d’absence sont des réponses automatiques conçues pour répondre aux personnes qui contactent l’entreprise en dehors des horaires d’ouverture. Lorsqu’un client envoie un message à un moment où l’entreprise est fermée, cette fonctionnalité envoie automatiquement une réponse l’informant que l’entreprise est actuellement indisponible. Le message peut inclure des informations sur les horaires de disponibilité ou suggérer d’autres moyens de contact, comme par e-mail ou via un formulaire de contact. Ainsi, même lorsque vous n’êtes pas disponible, la communication reste ouverte et les clients reçoivent des informations utiles.

Les avantages des messages automatiques pour les entreprises
Les réponses automatiques sur WhatsApp Business offrent de nombreux avantages aux entreprises. Voici quelques-uns des principaux bénéfices :
Grâce aux messages automatiques, les clients reçoivent une réponse immédiate, même en dehors des heures d’ouverture. Cela démontre la fiabilité de l’entreprise et permet de maintenir une communication constante, évitant ainsi toute frustration liée à une attente
Un message de bienvenue bien conçu crée un impact immédiat, montrant aux clients que l’entreprise est organisée et attentive à la communication. Cela contribue à établir dès le départ un climat de confiance.
Les messages automatiques peuvent être utilisés pour fournir des informations utiles, telles que les horaires d’ouverture, des liens vers des ressources ou des instructions pour contacter le bon service. Cela facilite la navigation du client, améliorant ainsi son expérience globale.
Les messages automatiques peuvent être configurés en fonction des besoins spécifiques de l’entreprise, s’adaptant à différentes situations ou segments de clientèle, garantissant ainsi une interaction plus ciblée et efficace
Comment configurer les messages automatiques sur WhatsApp Business ?
Configurer une réponse automatique sur WhatsApp Business est simple et intuitif. En quelques étapes, vous pouvez personnaliser vos messages, choisir quand les envoyer et définir les destinataires. Voici comment procéder :
Pour les messages de bienvenue
- Ouvrez l’application WhatsApp Business.
- Rendez-vous dans vos Outils professionnels > Message de bienvenue.
- Activez l’option « Envoyer un message de bienvenue ».
- Personnalisez le texte du message
- Enregistrez le message en cliquant sur OK.
- Définissez les destinataires du message de bienvenue

Sélectionnez avec soin les destinataires de vos messages automatiques ; WhatsApp Business vous permet de choisir parmi les options suivantes :
- Tous les contacts qui vous écrivent (tant que la fonctionnalité est activée).
- Les contacts non enregistrés dans votre répertoire.
- Exclure certaines personnes en spécifiant des exceptions.
Envoyer uniquement aux contacts sélectionnés manuellement.
Sélectionnez avec soin les destinataires de vos messages automatiques ; WhatsApp Business vous permet de choisir parmi les options suivantes :
- Tous les contacts qui vous écrivent (tant que la fonctionnalité est activée).
- Les contacts non enregistrés dans votre répertoire.
- Exclure certaines personnes en spécifiant des exceptions.
Envoyer uniquement aux contacts sélectionnés manuellement.
Pour les messages d’absence
- Ouvrez l’application WhatsApp Business.
- Rendez-vous dans vos Outils professionnels > Message d’absence.
- Activez l’option « Envoyer un message d’absence ».
- Personnalisez le texte du message.
- Enregistrez le message en cliquant sur OK.
- Programmez l’envoi du message.

WhatsApp Business vous permet de choisir parmi les options suivantes pour programmer votre message :
- Toujours actif : pour l’envoyer à tout moment.
- Horaires et périodes personnalisés :si vous spécifiez les créneaux horaires ou les jours où le message sera activé.
Uniquement lorsque l’activité est fermée : fonctionne si vous avez défini les heures d’ouverture dans votre profil professionnel.
WhatsApp Business vous permet de choisir parmi les options suivantes pour programmer votre message :
- Toujours actif : pour l’envoyer à tout moment.
- Horaires et périodes personnalisés :si vous spécifiez les créneaux horaires ou les jours où le message sera activé.
Uniquement lorsque l’activité est fermée : fonctionne si vous avez défini les heures d’ouverture dans votre profil professionnel.
Conseils pratiques pour optimiser vos réponses automatiques sur WhatsApp Business
Optimiser les réponses automatiques sur WhatsApp Business les transforme en un outil de communication efficace et professionnel. Pour cela, il est essentiel de rendre vos messages clairs et informatifs. Au lieu d’un simple « Merci pour votre message », ajoutez des informations pratiques comme les horaires de réponse : « Merci pour votre message ! Nous sommes disponibles du lundi au vendredi de 9h à 18h. Nous vous répondrons dans les meilleurs délais. »
La personnalisation est également clé : utilisez le prénom du client pour rendre vos messages plus chaleureux et humains : « Bonjour [Prénom], merci de nous avoir contactés ! ». Ce petit détail fait toute la différence dans l’expérience client.
Enfin, n’oubliez pas de mettre à jour régulièrement vos messages pour tenir compte des promotions, des périodes de fêtes ou des changements d’horaires. Si vous avez une offre spéciale, incluez-la : « Merci pour votre message ! Avez-vous déjà profité de notre promotion de janvier ? Découvrez-la ici : [lien] ». Cela permet non seulement d’informer les internautes, mais également de convertir vos prospects en clients.
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