¿Cómo gestionar los mensajes de tus clientes y reducir tu tiempo de respuesta?

Cuanto más clientes tengas, mayor es el número de solicitudes que recibes. Es fundamental contar con una buena organización para gestionar el creciente número de mensajes recibidos por tu empresa. En esta guía descubrirás los tres mejores métodos para optimizar la manera en que respondes a tus clientes y ahorrar un tiempo valioso. 

¿Por qué es esencial responder rápidamente a tus clientes? 

¿Te arriesgarías a comprar en una empresa cuyos productos te gustan, pero cuyo servicio al cliente es pésimo? ¡Pues lo mismo ocurre con tus clientes!

Para garantizar un buen servicio al cliente, es importante no pasar por alto la rapidez con la que atiendes las solicitudes de tus clientes (o futuros clientes). Ser reactivo es una ventaja para tu marca en varios aspectos:

Ten también en cuenta que recibir una respuesta pronto es parte de las expectativas de los usuarios, así que tu reactividad no es un “bonus” a ojos de los consumidores – ¡es un requisito! Después de cierto tiempo sin respuesta por tu parte, tus clientes potenciales no dudarán en contactar con otra empresa para conseguir lo que están buscando. 

Aquí tienes un resumen de los tiempos de respuesta que esperan los internautas cuando hacen una pregunta a una empresa: 

Tres hábitos que puedes adoptar para gestionar los mensajes de tu empresa eficientemente 

Cada empresa cuenta con su propia organización para gestionar las solicitudes de los clientes de la manera más reactiva posible. Aquí te presentamos tres recomendaciones de Partoo para maximizar tu eficiencia y reducir tu tiempo de respuesta. ¡No dudes en combinar estas tres estrategias si quieres reducir al mínimo el tiempo de respuesta!

Centralizar los mensajes recibidos

Es probable que los mensajes de tus clientes lleguen desde todo tipo de plataformas de mensajería: Instragram, Facebook Messeger, WhatsApp o incluso por SMS. 

Pero, ¿sabías que existen soluciones para centralizarlos todos en una única interfaz?

Centralizar los mensajes de tu empresa en una única  plataforma presenta varias ventajas:

• Ahorra tiempo: ya no es necesario saltar de una plataforma a otra para responder a tus clientes. Todo está centralizado en una sola interfaz. 
• Mejora la colaboración entre tus equipos: todas las personas que se encargan de responder a los mensajes tienen acceso a una única bandeja de entrada, es decir, a la misma información y a los mismos historiales de conversación. Esto facilita la colaboración y evita que se repita la misma información.
• Mejora la experiencia cliente: los clientes valoran poder realizar sus preguntas y recibir una respuesta rápidamente, independientemente del canal de comunicación empleado. Al ahorrar tiempo tratando las diferentes solicitudes, la comunicación es más eficiente y es más probable que los clientes vuelvan a recurrir a tu impecable servicio al cliente. 

La funcionalidad Messages de Partoo se ha diseñado para hacer que la gestión de las interacciones con los clientes sea más sencilla. Con ella puedes centralizar todas las conversaciones que provienen de diferentes plataformas (Facebook Messenger, Instagram Direct, tu página web…) en un mismo lugar. 

Con esta herramienta puedes dar el control a los equipos locales: abre accesos para los responsables del establecimiento y atribuye cada conversación a la persona adecuada. Ya sea a nivel central o local, ¡estás más cerca de tus clientes!

Automatizar tus conversaciones 

Automatizar el envío de mensajes es una gran ventaja para las empresas que desean mejorar su servicio al cliente y optimizar sus recursos.  

Para gestionar de la mejor forma posible un número importante de conversaciones, decántate por la automatización. Los beneficios clave son: 

• Mejorar tu servicio al cliente gracias a una disponibilidad continua: con las soluciones de automatización y los chatbots, estarás accesible en todo momento, lo que aumentará la satisfacción de tus clientes.
• Multiplicar la rapidez de tus respuestas: además de estar disponible en cualquier momento, te convertirás en un ejemplo de reactividad gracias a las respuestas instantáneas.
• Aumentar la productividad de tus equipos: con los mensajes automáticos, tu servicio al cliente puede concentrarse en tareas que tengan mayor valor añadido, como resolver problemas complejos, en vez de responder a preguntas sencillas.

Los mensajes automáticos de Partoo, por ejemplo, sirven para iniciar la conversación y responder a tus preguntas recurrentes. Es muy probable que tus competidores ya hayan adoptado la automatización para los mensajes que reciben, así que adáptate a las nuevas expectativas de tus clientes, ¡a la vez que liberas tu tiempo y tu mente!

Recurrir a la IA para responder a tus mensajes 

La integración de la inteligencia artificial (IA) en las conversaciones ha revolucionado la manera en la que las empresas interactúan con sus clientes. Además de automatizar las respuestas a las preguntas, la IA permite personalizar verdaderamente las respuestas, mucho más que los bots basados en un algoritmo básico.

Los asistentes virtuales impulsados por IA generativa ahora son capaces de comprender el lenguaje natural, analizar preguntas complejas y proporcionar respuestas relevantes en tiempo real.

Al mismo tiempo, la IA recopila información valiosa sobre las interacciones con los clientes, lo que permite a tu empresa afinar su estrategia de marketing y comprender mejor las necesidades del mercado.

Con Jim, el agente de IA de Partoo, las grandes empresas y los pequeños comercios pueden automatizar hasta el 70% de las conversaciones con sus clientes gracias a la inteligencia artificial.

Adopta el cambio hacia lo conversacional con Jim, la última adición a nuestro paquete de productos Messages. Con Jim, tu empresa podrá permanecer a la vanguardia de la tecnología, ofrecer un servicio al cliente excepcional y acelerar su crecimiento.